Nya regler som rör organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete

I många företag är idag medarbetarna den viktigaste resursen för att verksamheten ska fungera och bli lönsam. Men det är inte bara ur ett verksamhetsperspektiv som medarbetarna är viktiga utan vi spenderar en stor del av vår tid på arbetsplatsen och kollegorna blir därmed en del av vårt liv och ibland även våra privata vänner.

Som företagsledare finns det en ytterligare dimension att beakta i sammanhanget. Som företrädare för arbetsgivaren är det du som har ansvaret för att utvärdera medarbetarnas arbetsinsatser, produktivitet och lönsamhet – men det är också du som har ansvaret för att utvärdera arbetssituationen och se till att dina medarbetare får en fungerande och trygg arbetsmiljö.

Arbetsmiljöverkets många föreskrifter och skriftlighetskrav kan ibland upplevas som byråkratiska. Istället för att arbetsmiljöarbetet blir praktiskt användbart, upplever många arbetsmiljöarbetet som en ekonomiskt betungande och svårhanterad skrivbordsprodukt. En del av dem jag talat med menar att arbetsmiljöarbetet i praktiken sker i dialog med kollegorna på arbetsplatsen och att det är ett gott arbetsklimat med högt i tak som i själva verket leder till en god arbetsmiljö och att förbättringar kommer till stånd. Att skriftligen dokumentera dessa samtal upplevs inte som rimligt.

Jag har en föreställning av att arbetsgivare som sysselsätter arbetstagare i fysiskt betungande arbete eller i farligt arbete (högriskarbete) har en relativt sett stor erfarenhet av att arbeta (även skriftligt) med arbetsmiljöfrågor – då främst med fokus på den fysiska arbetsmiljön för arbetstagarna. Detta har troligen att göra med att frågor som rör den fysiska arbetsmiljön är mer lättidentifierbara och kanske också lättare att hantera t.ex. genom att skriftliga regler och rutiner för arbetet upprättas.

”Arbetsmiljöarbete avseende den psykosociala arbetsmiljön är nog svårare”

Däremot tror jag inte att det är någon större skillnad mellan olika branscher när det gäller arbetsgivares arbete med arbetsmiljöfrågor som har med den psykosociala arbetsmiljön att göra eller hur pass duktiga vi är på den skriftliga dokumentationen i det avseendet. Denna typ av frågor är troligen både svårare att identifiera och att förebygga samt att sätta upp generella skriftliga rutiner för – och kanske är frågorna också känsligare att hantera. Det kan vara svårt att utvärdera sina egna organisatoriska beslut eller att bedöma när någon mår dåligt och det är svårt att ta upp frågan med berörd kollega. Ändå är det ett mycket viktigt arbete om vi vill att våra medarbetare ska prestera på topp – dvs. ett viktigt arbete för att vårda våra resurser.

”Nya föreskrifter rörande organisatoriskt och socialt arbetsmiljöarbete”

Från och med den siste mars 2016 införs nya bestämmelser avseende organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) som gäller för arbetsgivare i samtliga verksamheter där arbetstagare utför arbete Regler på området finns sedan tidigare men de nya reglerna sägs vara mer anpassade till rådande arbetsklimat och kunskap om hur man påverkas av den sociala och organisatoriska arbetsmiljön på arbetsplatsen. Även kunskaperna om hur man kan förebygga ohälsa har ökat.

Arbetsmiljöarbetet avseende organisatoriska och sociala faktorer ska ske på samma sätt som övrigt arbetsmiljöarbete och vara en aktiv del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta innebär att arbetsgivaren regelbundet ska undersöka och bedöma vilka risker som kan förekomma i verksamheten även i detta avseende samt vidta de åtgärder som krävs för att eliminera eller, där det inte är möjligt, i vart fall minimera, riskerna. Arbetsgivaren ska sätta upp mål som syftar till att motverka ohälsa och se till att arbetstagarna är delaktiga i arbetet med att ta fram målen och informeras om desamma. Arbetsgivaren ska vidare se till att chefer och arbetsledare erhåller kunskaper i hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling, t.ex. genom att anordna utbildning i frågorna. Det krävs ofta att arbetsmiljöarbetet dokumenteras skriftligen på sätt som beskrivs i arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Arbetsmiljöarbetet avseende den organisatoriska arbetsmiljön omfattar utvärdering och arbete med villkor och förutsättningar för arbetets utförande och inkluderar aspekter på hur ledning och styrning av arbetet sker, vilken delaktighet medarbetarna har och vilket eget handlingsutrymme som finns samt även hur arbetsuppgifter fördelas och vilka krav, resurser och ansvar som följer med arbetsuppgifterna. Även arbetstidens förläggning ska granskas så att inte den innebär risker för ohälsa.

Arbetsmiljöarbetet avseende den sociala arbetsmiljön handlar i sin tur om t.ex. samspel, kommunikation och samarbete mellan personer på arbetsplatsen och vilket stöd medarbetarna får från chefer och kollegor. Arbetsgivaren måste därutöver se till att det står klart att kränkande särbehandling inte accepteras samt upprätta rutiner för hur kränkande särbehandling, om sådan ändå skulle förekomma, ska hanteras.

Det är arbetsgivaren som har ansvar för att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas medarbetarna (vilket omfattar även inhyrd arbetskraft) inte ger upphov till en ohälsosam arbetsbelastning och att medarbetarna får de resurser som krävs för att de ska kunna utföra sitt arbete. Arbetsgivaren har även ansvar för att motverka att förhållanden i arbetsmiljön, t.ex. konflikter och former eller förutsättningar för samarbete, ger upphov till kränkande särbehandling. I detta sammanhang bör du, som företrädare för arbetsgivaren i dessa frågor, vara uppmärksam på information eller tecken på ohälsosam arbetsbelastning. Ibland innebär detta att omprioriteringar krävs t.ex. avseende arbetsfördelning, tid och möjlighet för återhämtning eller att du bör överväga att tillföra extra resurser eller kunskaper i ett aktuellt ärende.

Vissa arbetsuppgifter har vidare identifierats som strakt psykiskt påfrestande, bland annat sådana arbetsuppgifter som inkluderar att bemöta personer i svåra situationer, att lösa konflikter eller att fatta svåra beslut under press. Extra uppmärksamhet krävs därmed i samband med att dina medarbetare utför denna typ av arbetsuppgifter.

”Samverkan och medverkan från medarbetarnas sida”

Avslutningsvis vill jag gärna lyfta fram att alla medarbetare utgör varandras arbetsmiljö utifrån en social och organisatorisk synvinkel, vilket ställer krav på samverkan mellan såväl medarbetarna som mellan medarbetarna och företagsledningen. Det är förvisso arbetsgivaren som har huvudansvaret för arbetsmiljön och att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs, men en bra arbetsmiljö skapas inte utan medverkan och ansvarstagande även från medarbetarnas sida.

Kontakta oss gärna för mer information eller biträde i ditt arbetsmiljöarbete.

Advokat Helena Olenmark Malmström

Advokatfirman Glimstedt i Lund

helena.malmstrom@glimstedt.se

046 12 40 30

Publikationer

Personaloptioner i startups – så lägger du grunden

En tydlig trend bland startups är att bolagen tidigt vill erbjuda personaloptioner till anställda. Det gäller dock att vara eftert ...

Läs mer

Ditt företag kan få 200 miljoner kr i böter för att inte följa nya PUL

Fick jag din uppmärksamhet? Det kan man faktiskt säga är syftet med både rubriken och den EU-förordning (EU-lag) som förkortas GDP ...

Läs mer

Ny EU-förordning stärker skyddet av personuppgifter

Den 25 maj 2018 kommer en ny EU-förordning om dataskydd att ersätta den svenska personuppgiftslagen. Företag som bryter mot EU:s n ...

Läs mer

Omfattas offentliga medel i välfärdstjänster av äganderätts- och egendomsskyddet?

Utredningen ”Ordning och reda i välfärden”[1] har haft i uppdrag att föreslå ett nytt regelverk för offentlig finansiering av priv ...

Läs mer

S.k. processkommissionärs skyldighet att ställa säkerhet för stämning i Sverige (NJA 2016 s. 587)

Om den som väcker talan vid svensk domstol saknar hemvist i Sverige föreligger en skyldighet att enligt en lag från 1980 ställa sä ...

Läs mer

Ny praxis från Högsta domstolen

Räcker 888 kr på ett bankkonto i en svensk bank för att svensk domstol ska vara behörig att döma i en tvist mellan en svensk bank ...

Läs mer
Fler publikationer