I och med Folkhälsomyndighetens riktlinjer så innebär det idag andra förutsättningar att hålla bolagsstämmor. Då riskgrupper och medlemmar eller delägare över 70 år bör begränsa sina sociala kontakter så har regeringen försökt att lösa möjligheten att hålla bolagsstämma med regellättnader. Den tillfälliga lagstiftningen upphäver inte några bestämmelser i aktiebolagslagen eller föreningslagen, utan är till för att underlätta för bolags- och föreningsstämmor genom kompletteringar som gör att aktiebolagslagen kan efterlevas och regler i bolagsordningar hörsammas.
För att undvika spridning av viruset uppmanas alla verksamheter att säkerställa följande åtgärder: delge information till medlemmar, personal och andra besökare om covid-19. Skapa säkra avstånd med markeraringar på golvet. Arrangera möblemang som skapar utrymme för att undvika trängsel och undvik att flera personer samlas i trånga lokaler. Erbjud möjlighet att tvätta händerna med tvål och vatten och erbjud handsprit. Håll möten digitalt.
Dessa rekommendationer finns i skriften Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om allas ansvar att förhindra smitta av corona m.m.; tillgänglig i sin helhet här. Eftersom skriften skapar oordning i våra yrkesvanor har nu olika lättnader tagits fram för olika företagsformer med riktlinjer för hur stämmorna ska hållas så att risken för spridning av viruset minimeras. Föreningar uppmanas av Folkhälsomyndigheten om möjligt att skjuta upp årsmöten, stämmor och andra möten, eller genomföra dem digitalt.
Regeringen föreslår i regler, som kan träda i kraft den 1 juni 2020, att en stämma även ska kunna hållas genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning eller genom att aktieägarna eller medlemmarna enbart deltar genom poströstning. Läs mer här för ytterligare information hos Bolagsverket.
Aktieägarna ska kunna poströsta digitalt före stämman om styrelsen beslutar att de kan utöva sin rösträtt på sådant sätt vid en bolagsstämma. Hur poströstningen ska gå till beslutas av styrelsen och ett formulär där aktieägaren kan rösta Ja eller Nej till beslutsförslagen vid stämman skickas då ut. Vid vilken tidpunkt poströsten senast ska vara hos företaget och om poströstningen ska kunna göras med e-post ska tydligt framgå i kallelsen.
Aktieägarna behöver inte vara fysiskt närvarande på årsstämman för att rösta. Euroclear Sweden har lanserat en digital tjänst för poströstning vid bolagsstämma. Deras nya tjänst har redan tagits i bruk av flera aktiebolag och är förnärvarande den enda plattformen certifierad som säker för bruk vid genomförandet av årsstämmor. Plattformen gör det möjligt för aktieägarna att rösta digitalt inför stämman, aktieägare kan använda BankID-verifiering på Euroclears webbplats för att skicka sin poströstning till stämman. Hur digital poströstning med Euroclear fungerar kan du läsa mer om på deras hemsida.
Risken för smitta har lett till karantänsbestämmelser som begränsar organisationer med regler för hur många som får träffas, hur vi ska förhålla oss till det offentliga rummet och hur de som befinner sig i särskilda riskgrupper ska skyddas. Besök gärna Folkhälsomyndighetens hemsida för aktuell information och gå försiktigt fram när ni söker efter lösningar för medlemmarnas eller ägarnas olika behov. Undersök säkerhetsläget så att ni väljer en åtgärd som matchar den nivå av försiktighet ni bör ägna er åt.
Användning av telefon och videokonferenser kan anses lämpa sig. Se till att användarvillkoren passar ändamålet och tillåt förslagsvis inte gratisversioner som samlar in privata data av olika slag och vill ha information om deltagarna, de säljer ofta den informationen vidare.
Videokonferenser kan hållas via en mängd olika plattformar. Som exempel kan nämnas de vanligaste; Microsoft Skype, Microsoft Teams, Zoom och Jitzi (gratis krypterad Zoom variant). Teams används av många organisationer som ställer höga krav på säkerhet och tjänsten krypterar data effektivt.
Zoom är en tjänst med videokonferens, chatt och samarbetsfunktioner. Den kräver bara en webbläsare och finns både som gratistjänst och som betalversion. För tillfället finns en anledning att se upp med programvaran Zoom då vem som helst som är inloggad i Zoom kan ta sig in i ett pågående möte och kan lyssna på eller störa sammanträdet, detta går att förhindra med säkerhetsinställningar och kräver därför lite insikt och inlärning.